Entwicklungsbericht schreiben: Sechs Bausteine für einen nachvollziehbaren Aufbau

Wer einen Entwicklungsbericht schreiben soll, sucht oft zuerst nach einem Muster. Eine Vorlage verspricht Orientierung. In der Eingliederungshilfe gibt es jedoch keinen Entwicklungsbericht, der bundesweit gleich aufgebaut ist.

Je nach Bundesland, Leistungsträger und Leistungsbereich heißen die Dokumente unterschiedlich: Entwicklungsbericht, Sozial- und Entwicklungsbericht, Verlaufsbericht oder Zielauswertung. Manchmal schreibt der Leistungserbringer einen eigenen Bericht. In anderen Verfahren dokumentiert die Fachkraft direkt im Bedarfsermittlungsinstrument, das anschließend der zuständige Träger prüft.

Vier Beispiele zeigen die Unterschiede:

Der Vergleich zeigt: Es gibt wiederkehrende fachliche Fragen, aber keine einheitliche Formularlogik. Bevor der erste Satz geschrieben wird, muss deshalb feststehen, welches Formular für das konkrete Verfahren gilt, welche Version aktuell ist und wer den Bericht beziehungsweise die Fortschreibung bearbeitet.

Trotz der regionalen Unterschiede lassen sich sechs Bausteine erkennen. Sie bilden keine neue Vorlage. Sie helfen dabei, die Inhalte fachlich zu ordnen.

Ein Entwicklungs- oder Verlaufsbericht betrachtet einen festgelegten Zeitraum. Damit die Auswertung nachvollziehbar bleibt, muss klar sein, auf welche Ziele sie sich bezieht.

Das wird schwierig, sobald mehrere Planungen oder Fassungen im Umlauf sind. Maßgeblich ist nicht irgendein früher formuliertes Ziel, sondern die Zielplanung, auf der die aktuelle Leistung beruht.

Im niedersächsischen B.E.Ni-Formular F5 LE werden das Datum der zugrunde liegenden Zielplanung, das Datum der Zielauswertung, der Anlass des Berichts und der Zeitraum der Berichterstattung erfasst. Die bayerischen HEB-B-Bögen betrachten die Entwicklung im letzten Zeitraum anhand der (Rahmen-)Ziele. Auch der KSV Sachsen ordnet die Auswertung einzelnen Teilhabezielen zu.

Für den Einstieg helfen drei Fragen:

• Welcher Zeitraum wird betrachtet?
• Welche Ziele gelten für diesen Zeitraum?
• Gab es Veränderungen, die für die Auswertung relevant sind?

Ohne diesen Bezug bleibt unklar, woran Entwicklung oder Zielerreichung gemessen werden.

Ein Ziel beschreibt ein angestrebtes Ergebnis. Eine Maßnahme beschreibt, was getan wird, um dieses Ergebnis zu unterstützen. Beides gehört zusammen, ist aber nicht dasselbe.

Ein vereinfachtes, erfundenes Beispiel:

Ziel: Frau M. erledigt ihren wöchentlichen Einkauf mit einer vorbereiteten Einkaufsliste und der vereinbarten Unterstützung.

Maßnahme: Eine Fachkraft bereitet die Liste gemeinsam mit Frau M. vor, begleitet sie bei Bedarf und reduziert direkte Hinweise schrittweise.

Die Maßnahme ist kein umformuliertes Ziel. Sie macht sichtbar, welche Unterstützung tatsächlich stattgefunden hat.

Die regionalen Verfahren erfassen das unterschiedlich. In den bayerischen HEB-B-Bögen werden die durchgeführten Maßnahmen rückblickend reflektiert und geplante Maßnahmen für den nächsten Zeitraum festgehalten. Das B.E.Ni-Formular fragt nach durchgeführten, gegebenenfalls auch erfolglosen Fördermaßnahmen und Methoden. Beim KSV Sachsen sind Maßnahmen den jeweiligen Teilhabezielen zugeordnet.

Auch ein Ansatz, der nicht wie erwartet funktioniert hat, kann fachlich wichtig sein. Erst wenn sichtbar ist, was ausprobiert wurde, lässt sich die weitere Entwicklung sinnvoll planen.

„Ziel erreicht“, „teilweise erreicht“ oder „nicht erreicht“ ist zunächst nur eine Auswahl. Fachlich nützlich wird sie durch die Begründung.

Bleiben wir beim Beispiel:

Einschätzung: Das Ziel wurde teilweise erreicht.

Begründung: Frau M. nutzte die gemeinsam vorbereitete Einkaufsliste in vier von sechs dokumentierten Einkäufen. Bei der Suche nach Produkten brauchte sie weniger direkte Hinweise. An der Kasse benötigte sie weiterhin Begleitung.

Die Begründung zeigt, worauf die Einschätzung beruht. Sie macht Fortschritte ebenso sichtbar wie den verbleibenden Unterstützungsbedarf. Ein nicht vollständig erreichtes Ziel wird damit nicht zum persönlichen Misserfolg. Es liefert Informationen für die nächste Planung.

B.E.Ni sieht eine abgestufte Einschätzung mit Begründung vor. Im „Rückblick“ des BEI_NRW 3.0 hält die Person ihre Einschätzung zur Zielerreichung und zur weiteren Bedeutung des Ziels fest. Der Leistungserbringer ergänzt dazu seine fachliche Einschätzung. In den bayerischen HEB-B-Bögen folgt auf die Beschreibung der Entwicklung jeweils ein Feld zur Fortschreibung der (Rahmen-)Ziele.

Hilfreiche Fragen sind:

• Was konnte die Person im betrachteten Zeitraum tun?
• Was hat sich gegenüber dem Ausgangspunkt verändert?
• Welche Unterstützung war weiterhin nötig?
• Worauf stützt sich die Einschätzung?
• Unterscheiden sich die Sicht der Person und die fachliche Einschätzung?

Entwicklung hängt nicht allein von einer Person ab. Umgebung, Kommunikation, Hilfsmittel, verfügbare Unterstützung und organisatorische Bedingungen können Teilhabe erleichtern oder erschweren.

Das B.E.Ni-Formular fragt ausdrücklich nach förderlichen und hinderlichen Faktoren sowie nach eingesetzten Ressourcen. Das BEI_NRW erfasst Kontextfaktoren, darunter umweltbezogene Förderfaktoren und Barrieren, als eigenen Teil. Bei der Zielüberprüfung werden förderliche und hinderliche Einflüsse festgehalten. Die bayerischen HEB-B-Bögen sehen vor, Entwicklung unter Berücksichtigung der Ressourcen zu beschreiben. Beim KSV Sachsen erscheinen Ressourcen, Umfeld und Unterstützungsbedarf an mehreren Stellen.

Für einen Entwicklungsbericht bedeutet das: Nicht nur das Ergebnis zählt. Auch die Bedingungen gehören in die Betrachtung.

Bei einem Einkauf könnten eine verständliche Liste und ein vertrauter Ablauf geholfen haben. Ein kurzfristiger Wechsel der Begleitperson oder eine unübersichtliche Umgebung könnten die Durchführung erschwert haben. Solche Angaben verhindern, dass Zielerreichung als reine Eigenschaft der Person erscheint.

Sie führen außerdem zur nächsten fachlichen Frage: Welche Bedingungen sollten beibehalten, angepasst oder neu geschaffen werden?

Wie Ziele, Aktivitäten und Kontext in der laufenden Dokumentation zusammenwirken, erklären wir ausführlicher im Beitrag ICF-orientierte Dokumentation im Alltag.

Die Perspektive der Person ist nicht in jedem Verfahren an derselben Stelle vorgesehen.

Beim KSV Sachsen gibt es im Bericht einen eigenen Bereich für die persönliche Sicht. Beide bayerischen HEB-B-Fassungen enthalten ebenfalls ein Feld für die Sichtweise der leistungsberechtigten Person sowie eine Unterschriftszeile. In Niedersachsen wird die Einschätzung der leistungsberechtigten Person in einem eigenen Bogen erfasst.

In Nordrhein-Westfalen stellen LWL und LVR Formulare beziehungsweise Materialien zur „Persönlichen Sicht“ bereit. Beim LWL dient zusätzlich das Formular „Rückblick“ dazu, die Sicht der Person auf ihre bisherigen Ziele und deren weitere Bedeutung vorzubereiten. Die Angaben werden in das BEI_NRW 3.0 übertragen. Daneben ergänzt der Leistungserbringer seine fachliche Einschätzung.

Für das Gesamtplanverfahren formuliert § 117 SGB IX gemeinsame Maßstäbe: Die leistungsberechtigte Person ist in allen Verfahrensschritten zu beteiligen; ihre Wünsche zu Ziel und Art der Leistungen sind zu dokumentieren. Wie diese Beteiligung im konkreten Bericht oder Verfahren abgebildet wird, ist regional verschieden.

Die persönliche Sicht muss nicht ausschließlich als geschriebener Text vorliegen. Eine Person kann sich auch mit Symbolen, Fotos, Gebärden, einem Talker oder anderen Formen Unterstützter Kommunikation ausdrücken. Erkennbar bleiben sollte, woher eine Aussage stammt:

• Hat die Person sie selbst geäußert?
• Wurde eine Kommunikationshilfe verwendet?
• Gibt der Satz eine Beobachtung der Fachkraft wieder?
• Handelt es sich um eine fachliche Interpretation?

Diese Trennung verhindert, dass eine Deutung des Teams unbemerkt als persönliche Aussage erscheint.

Ein Entwicklungsbericht endet nicht mit dem Rückblick. Er liefert eine Grundlage für die nächste Planung.

In den bayerischen HEB-B-Bögen folgt auf die Beschreibung der Entwicklung die Fortschreibung der (Rahmen-)Ziele und die Beschreibung der geplanten Maßnahmen. Der KSV-Bericht enthält eigene Bereiche für künftige Ziele und Maßnahmen. In Niedersachsen werden Verlauf und Zielerreichung ausgewertet; die weitere Entscheidung wird im Gesamt- und Teilhabeplanverfahren getroffen.

Beim LWL gibt es keinen gesonderten Leistungserbringerbericht. Die Fachkraft dokumentiert den Teilhabeprozess und das Fortschreibungsgespräch direkt im BEI_NRW 3.0 in PerSEH. Der Leistungserbringer übermittelt die Fortschreibung anschließend an den LWL. Dort wird sie geprüft und über die Fortschreibung des Gesamtplans entschieden.

Je nach Verfahren kann es darum gehen, ein Ziel fortzuführen, neu zu formulieren oder nicht weiterzuverfolgen. Vielleicht bleibt das Ziel passend, aber die Unterstützung muss angepasst werden. Vielleicht haben sich neue Prioritäten ergeben. Oder eine bisher notwendige Maßnahme wird nicht mehr gebraucht.

Der Ausblick sollte deshalb an die Auswertung anschließen:

• Welche Ziele bleiben bestehen?
• Was soll verändert werden?
• Welche Unterstützung wird künftig benötigt?
• Welche förderlichen Bedingungen sollen erhalten bleiben?
• Welche Barrieren müssen berücksichtigt werden?
• Was ist der Person selbst für den nächsten Zeitraum wichtig?

Eine allgemeine gesetzliche SMART-Pflicht gibt es nicht. § 117 SGB IX nennt für das Gesamtplanverfahren unter anderem das Kriterium „zielorientiert“, schreibt aber keine bestimmte Formulierungsmethode vor.

Regionale Verfahren gehen unterschiedlich mit SMART um. Der KSV Sachsen empfiehlt, Ziele möglichst nach der SMART-Methode zu vereinbaren. Im B.E.Ni-3.1-Formular F2 C sollen Ergebnisziele SMART formuliert werden.

Die bayerischen HEB-B-Bögen selbst enthalten keine SMART-Anweisung. Die begleitenden Orientierungshilfen für seelische Behinderung aus dem Jahr 2009 nennen für Rahmenziele jedoch eine SMART-Regel.

Wichtig ist außerdem die Zuordnung: SMART betrifft die Formulierung der Ziele in der Planung. Der Entwicklungs- oder Verlaufsbericht blickt später auf diese Ziele zurück. Nicht jeder Berichtssatz muss deshalb in eine SMART-Form gebracht werden.

Die praktische Regel lautet: Das konkrete Verfahren prüfen und SMART nicht als bundesweit einheitliche gesetzliche Pflicht darstellen.

Die Qualität eines Entwicklungsberichts entscheidet sich nicht nur beim Formulieren. Seine Informationsgrundlage entsteht im Alltag.

Eine Person probiert einen neuen Weg aus. Eine Unterstützung funktioniert besser als erwartet. Eine Kommunikationshilfe macht eine Entscheidung möglich. Eine Barriere taucht wiederholt in derselben Situation auf. Wenn solche Beobachtungen erst Wochen später aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden, fehlen leicht die entscheidenden Einzelheiten.

Ein nachvollziehbarer Ablauf sieht so aus:

Alltagssituation → dokumentierte Beobachtung → Zielbezug → fachliche Einordnung → Bericht oder Fortschreibung

Das bedeutet nicht, dass jede Alltagssituation ausführlich beschrieben werden muss. Relevante Informationen sollten jedoch so festgehalten werden, dass Fachkräfte sie später einem Ziel und einem Zeitraum zuordnen können.

Im Independo Portal können Fachkräfte freigegebene Alltagseinträge fachlich einordnen und mit Zielen und Aktivitäten verbinden. Das ersetzt weder das regionale Formular noch die fachliche Einschätzung. Es schafft eine geordnetere Grundlage für den Moment, in dem ein Bericht oder eine Fortschreibung bearbeitet wird.

Ein Entwicklungsbericht oder eine Fortschreibung lässt sich zum Schluss mit sechs Fragen prüfen:

1. Sind Zeitraum und zugrunde liegende Ziele eindeutig?
2. Ist erkennbar, welche Unterstützung tatsächlich stattgefunden hat?
3. Wird die Einschätzung der Zielerreichung nachvollziehbar begründet?
4. Werden förderliche und hinderliche Bedingungen berücksichtigt?
5. Bleiben persönliche Sicht und fachliche Einschätzung unterscheidbar?
6. Folgt aus dem Rückblick ein begründeter Ausblick?

Diese Fragen ersetzen keine Ausfüllhilfe. Reihenfolge, Pflichtfelder, Zuständigkeiten und Bewertungsskalen kommen immer aus dem geltenden Verfahren. Als Denkgerüst helfen sie jedoch, den roten Faden zu halten: Was war vereinbart, was ist geschehen, wie wird es eingeordnet und was folgt daraus?